• 76 13 13 13
  • info@continue.dk
  • Amigovej 7 · 6710 Esbjerg

Formandens rolle

I en del personlig ejede virksomheder vil ejeren vælge at være formand for bestyrelsen. For selskaber er der dog den lovbestemmelse, at man ikke både kan være direktør og formand i samme selskab. Sådan burde det måske være i alle virksomheder. Den overordnede ledelse og den daglige ledelse spiller to vidt for skellige roller. Et professionelt modspil, samspil og medspil sikres kun, hvis rollerne fordeles på flere personer. Det er en uskik at sammenblande de to roller.

Formandens primære opgave er at sikre et konstruktivt samarbejde mellem bestyrelsens medlemmer og den daglige ledelse, direktionen.

I et tæt samarbejde med direktionen har formanden følgende specifikke opgaver:

  • Sikre at bestyrelsesmøder indkaldes med fornuftigt varsel (min. 8 dage).
  • Sørge for en relevant dagsorden, og at skriftligt materiale til de respektive punkter på dagsordenen udarbejdes med et professionelt indhold. Sikre at det udsendes sammen med dagsordenen.
  • Sikre at bestyrelsen altid har så godt et beslutningsgrundlag som overhovedet muligt.
  • Lede møderne på en disciplineret og demokratisk facon, så alle synspunkter i sagsbehandlingen kommer frem.
  • Løbende vurdere bestyrelsens sammensætning og funktionsduelighed.
  • Repræsentere bestyrelsen udadtil i vigtige sager ofte sammen med direktionen.
  • Forhandle ansættelsesvilkår med direktionen (selve ansættelsen er hele bestyrelsens opgave og ansvar).
  • Være bindeled mellem bestyrelse og direktion mellem møderne.
  • Være personlig sparringspartner for direktionen (øvrige bestyrelsesmedlemmer kan også have denne rolle).
  • Påse at bestyrelsen respekterer eventuel aktionær- eller anpartshaveroverenskomst, der kan være indgået i situationer, hvor der er flere ejere.
  • Sikre at bestyrelsens referater udsendes. Det er en god praksis at udsende dem snarest og senest 14 dage efter mødets afholdelse. Indsigelser skal ske skriftligt inden 8 dage fra modtagelsen.

Det skal understreges, at formanden m.h.t. rettigheder, pligter og ansvar ikke adskiller sig fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Men det er typisk formanden, der har de bedste forudsætninger for periodisk at vurdere, om direktionen er kvalificeret til at ud øve den daglige ledelse. Et prekært spørgsmål, især hvor direktøren samtidig er ejer. Dette fordrer stor tillid parterne imellem.

Bestyrelsen har ansvaret for, at direktionen er kvalificeret. Det gælder også i situationer, hvor direktøren er eneejer eller majoritetsejer, hvilket stiller særlige krav til bestyrelsens håndtering af problemet. Opstår der problemer, er det vigtigt, at især formanden har et tæt personligt og tillidsfuldt samarbejde med direktøren. Det er forudsætningen for, at en konstruktiv dialog kan finde sted, så man finder en acceptabel løsning. Det behøver ikke være personligt. Virksomheden kan have udviklet sig, så der er disharmoni mellem ledelsesopgaverne og direktørens ledelseskapacitet. Emnet egner sig sjældent til en åben debat i bestyrelsen. Formanden må tage ansvaret for at komme med en indstilling til bestyrelsen.

I situationer, hvor direktøren samtidig er eneejer eller majoritets ejer, findes løsningen ofte ved:

  • At direktøren får en meddirektør
  • At direktøren påtager sig et funktionsområde samtidig med, at der udnævnes en ny direktør.

Kan der ikke findes en acceptabel løsning, er den yderste konsekvens, at bestyrelsesmedlemmerne nedlægger deres hverv.

Det første: ”Godt begyndt er halvt fuldendt”, siger et gammelt ordsprog. Dette gælder også for bestyrelsesarbejdet i virksomheden. Derfor gælder det om at komme godt fra start.

Medlemmerne af den nye bestyrelse kender ikke hinanden, og de bestyrelsesmedlemmer, som kommer udefra, har kun et overfladisk kendskab til virksomheden. Det er derfor vigtigt, at der allerede fra begyndelsen rådes bod på disse forhold. Ellers bliver bestyrelsen aldrig velfungerende.

Det første bestyrelsesmøde kræver noget særligt. Dette gælder specielt for ledelsen i virksomheden. Det er dennes ansvar, at bestyrelsen bliver grundigt introduceret til virksomheden. Det er derfor nødvendigt, at ledelsen laver et godt og solidt “hjemmearbejde” inden mødet. Et gennemarbejdet oplæg fra ledelsen er det bedste udgangspunkt for det kommende bestyrelsesarbejde.

Erfaringer viser, at ejeren af en mindre virksomhed godt kan være lidt nervøs for det første bestyrelsesmøde, og at det derfor kan være en god idé med en hjælpende hånd i startfasen. Her kan henvises til de uddannede formidlere.

Samtidig er det vigtigt at vide, at det godt kan gå lidt trægt i begyndelsen, og at ejeren kan føle, at der er uhyre meget forarbejde til alle møderne.