Selskabslovene foreskriver pligt til, at der føres protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne, og at de bestyrelsesmedlemmer, som er til stede, underskriver denne. Der skal vælges en referent ved bestyrelsesmødets start, medmindre denne opgave på forhånd er tillagt en bestemt person.
Ved at underskrive protokollen får bestyrelsesmedlemmet samtidig mulighed for at få noteret en eventuel uenighed. Det er vigtigt altid at sørge for at få noteret, hvis man som bestyrelsesmedlem er uenig i en beslutning, som bestyrelsen træffer. Herved kan det enkelte bestyrelsesmedlem efter omstændighederne – men ikke altid – frigøre sig for et medansvar for den trufne beslutning.
Også personlig ejede virksomheder bør sørge for, at der tages referat af bestyrelsesmøderne, selv om loven ikke kræver det af dem.
Referatet udsendes snarest til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som godkender referatet på næste bestyrelsesmøde. Det kan dog i forretningsordenen være bestemt, at ønsker om rettelser til referatet skal meddeles skriftligt til bestyrelsesformanden inden næste bestyrelses møde. – ofte med en frist på 8 dage fra referatets modtagelse.
Referaterne skal være fortløbende nummererede.
Det er en god praksis at udarbejde beslutningsreferater, der alene angiver, hvilke punkter der har været til behandling, samt hvilke beslutninger bestyrelsen har truffet. Eventuelle vigtige problemstillinger og synspunkter medtages ofte. Se eksempel på referat herunder.
Eksempel på referat
Bestyrelsesmødet d. / Sted for afholdelse____________
Til stede var:_______________________________________
Afbud fra:__________________________________
Fra direktionen deltog:
Dagsorden
1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste bestyrelsesmøde
2. Meddelelser fra revisor (revisorprotokollen)
3. Ændringer i aktie- og anpartsfortegnelsen (for selskabs- bestyrelser).
4. Perioderegnskab fra til_____
5. Siden sidst (rapport fra daglig ledelse)
6. Forelæggelse af sager til beslutning
7. Temaemne
8. Orientering til medarbejderne
9. Eventuelt
• Ad punkt 1: Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde
Referatet blev godkendt og underskrevet af bestyrelsesmedlemmerne
Ad punkt 2: Meddelelser fra revisor (revisorprotokollen)
Revisorprotokollen, der var udsendt inden mødet (eller læstes af alle tilstedeværende) blev underskrevet.
Kritiske bemærkninger og eventuelle anbefalinger fra revisor skal refereres drøftet, og der skal refereres, hvilke beslutninger bestyrelsen tog i den anledning.
Ad punkt 3: Ændringer i aktie- og anpartsfortegnelsen (for selskabsbestyrelser).
Her refereres de eventuelle ændringer i aktie- eller anpartsmøde.
Ad punkt 4 : Perioderegnskab fra ______ til_____
Det udsendte perioderegnskab blev gennemgået af._________ Eventuelle beslutninger og/eller vigtigste bemærkninger/ synspunkter skal refereres.
Ad punkt 5: Siden sidst (rapport fra daglig ledelse)
Her refereres de vigtigste udtalelser fra direktionen om, hvad der er foregået i virksomheden siden sidste bestyrelsesmøde. Hvis rapporten er udsendt inden mødet, (normalt en god idé) refereres de supplerende bemærkninger og eventuelle vigtige synspunkter fra bestyrelsen.
Ad punkt 6: Forelæggelse af sager til beslutning
Det skal af referatet fremgå, hvem der har forelagt sagerne, hvilke bemærkninger bestyrelsesmedlemmerne har haft (naturligvis kun de vigtigste bemærkninger), samt hvilken beslutning der er truffet på mødet.
Ad punkt 7: Temaemne
Der skal her fremgå, hvem der har fremlagt temaemnet og naturligvis, hvad temaemnet har været samt et referat af de vigtigste indlæg fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer i debatten.
Ad punkt 8: Orientering til medarbejderne
Der blev på mødet truffet beslutning om, at_____ skulle orientere til medarbejderne om de følgende drøftelser og beslutninger: ___________________________________________
Ad punkt 9: Eventuelt
Næste bestyrelsesmøde finder sted d. _________