• 76 13 13 13
  • info@continue.dk
  • Amigovej 7 · 6710 Esbjerg

Igangsættelse Af En Bestyrelse

Bestyrelsen skal igennem mange emneområder, inden det egentlige bestyrelsesarbejde kan begynde. Det er ikke utænkeligt, at de to første møder går med dette forarbejde. Men samtidig bør man kræve, at den kommende bestyrelse på forhånd har sat sig ind i de sidste års regnskaber, diverse brochurer og andet tilgængeligt materiale, så den mest basale viden om virksomheden er på plads før det første bestyrelsesmøde.

Det første møde kan omfatte:

Generel introduktion og præsentation

Den generelle introduktion og præsentation bør bl.a. indeholde følgende punkter:

  • Formalia.
  • Møde- og emneplan.
  • Præsentation af bestyrelsens medlemmer
  • Rundvisning på virksomheden
  • Introduktion over for medarbejdere
  • Beskrivelse af virksomhedens produkter eller ydelser samt for retningsgangen fra ordre til levering
  • Virksomhedens generelle opbygning (produktion, administration, salg, planlægning o. lign.) – inkl., en organisationsplan
  • Virksomhedens tilstand i går, i dag og i morgen (økonomien og driften). Der kan bl.a. tages udgangspunkt i en mindre driftsøkonomisk gennemgang af virksomheden.

Disse punkter er eksempler på, hvordan man får ført de nye eksterne bestyrelsesmedlemmer ind på livet af virksomheden.

Det er vigtigt, at de nye eksterne bestyrelsesmedlemmer får en fornemmelse af, hvad der rører sig i virksomheden, og at de får et billede af, hvordan det fysisk foregår i virksomheden. Det letter deres forståelse af de konkrete problemstillinger, som de senere skal arbejde med i bestyrelsen

Formalia

Formalia kan måske virke som den mere “kedelige” del af bestyrelsesarbejdet, og umiddelbart kan det føles som overflødigt ekstraarbejde. Det er dog utrolig vigtigt, at der aftales nogle spilleregler for bestyrelsesarbejdet lige fra starten, og når arbejdet først er gjort, er bestyrelsesarbejdet lagt i rammer en gang for alle. Der må derfor ikke “sjuskes” med denne del.

Formalia er vigtige, fordi de dels bevirker, at virksomheden og bestyrelsen bliver vænnet til en god og hensigtsmæssig rytme fra starten, og dels er formalia en hjælp, hvis der på et tidspunkt pludselig opstår tvivlsspørgsmål om f.eks. hvem, der skal gøre hvad.

Det drejer sig først og fremmest om forretningsordenen for bestyrelsen. Her fastlægges retningslinierne for bestyrelsens arbejde. Det drejer sig f.eks. om konstituering, ansvars- og opgavefordeling, kompetencefordeling mellem bestyrelsen og daglig ledelse, beslutningsdygtighed, mødeindkaldelser samt referater og dagsordener o. lign.

Forretningsordenen skal tilpasses virksomhedens og bestyrelsens faktiske arbejdsrutiner. De virksomheder, der er organiseret i selskabsform, skal tage hensyn til selskabets vedtægter, der er over ordnede i forhold til forretningsordenen. De skal også huske at sende meddelelse til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om bestyrelsesmedlemmer og direktion.

Når bestyrelsen har vedtaget sin forretningsorden, skal der bl.a. vælges bestyrelsesformand, sekretær o. lign.

Bestyrelsen og de andre

I et selskab er generalforsamlingen selskabets øverste myndighed.

Generalforsamlingens opgaver er ifølge lovgivningen:

  • At vælge bestyrelse og revisor
  • At godkende årsregnskabet
  • At træffe afgørelse om anvendelse af overskud/dækning af tab
  • At ændre selskabets vedtægter
  • Opløsning af selskabet.

Mellem generalforsamlingerne ledes selskabet af bestyrelsen, som på den efterfølgende generalforsamling må stå til ansvar for selskabets ledelse i den forløbne periode.

På generalforsamlingen aflægger bestyrelsen beretning for det forløbne år. Beretningen aflægges sædvanligvis af formanden.

Bestyrelsen er endvidere pligtig til at besvare spørgsmål fra deltagerne i generalforsamlingen både med hensyn til beretningen og til regnskabet.

Bestyrelsen og i selskaber skal bestyrelsen varetage den overordnede ledelse af selskabet og direktionen varetage den daglige ledelse.

Disse formuleringer giver imidlertid et forholdsvis stort spillerum for tilrettelæggelsen af ledelsesfunktionen i et selskab, og denne ses da også i praksis meget forskelligt indrettet fra selskab til selskab. Selskabslovene uddyber dog også lidt mere konkret fordelingen af beslutningskompetencen mellem bestyrelse og direktion.

Således bestemmer selskabslovene, at det er bestyrelsens opgave at fastlægge de retningslinier og anvisninger, der skal gælde for direktionen, og samtidig føre tilsyn med, at direktionen følger disse retningslinier og anvisninger.

Derudover skal bestyrelsen behandle og træffe afgørelse i alle sager, som efter selskabets forhold er af usædvanlig art eller størrelse. Sådanne beslutninger kan direktionen derfor kun træffe efter særlig bemyndigelse fra bestyrelsen eller i tilfælde, hvor bestyrelsens afgørelse ikke uden væsentlig ulempe for selskabet kan afventes. I sidstnævnte tilfælde skal bestyrelsen underrettes om den trufne disposition snarest muligt.

Direktionen i et selskab skal sørge for en lovlig og betryggende regnskabsføring og formueforvaltning. Bestyrelsens opgave i denne forbindelse er alene at påse, at kontrollen med regnskabsføring og formueforvaltning er tilfredsstillende.

En direktør har altid ret til at deltage i bestyrelsesmøderne, uanset om den pågældende er medlem af bestyrelsen eller ej. Bestyrelsen kan dog undtagelsesvis beslutte at holde et møde uden direktøren.

Instruks

Det vil være fornuftigt at udarbejde en såkaldt instruks fra bestyrelsen til direktionen, hvori der bl.a. tages stilling til investeringsspørgsmål, samt inden for hvilke områder og med hvilke maksimalbeløb direktionen selv har kompetence til at beslutte.

Det kan også være relevant at regulere beslutningskompetencen specifikt inden for andre økonomiområder. F.eks. valutarisici, kredittid, lagerstørrelser, indkøbsniveauer, tilbud til kunder (et stort tilbud kan indebære betydelig risiko for virksomheden) o. lign.