Bestyrelsesarbejdet er en proces, som kræver ro. Mange af de beslutninger, som skal tages, er af en sådan karakter, at de ikke må eller bør drøftes uden for bestyrelsesmedlemmernes kreds.
Der kan således under et bestyrelsesmøde fremkomme oplysninger, som af konkurrencemæssige hensyn er følsomme, og derfor ikke må videregives. Eller bestyrelsen kan være midt i en længerevarende proces, som kan skades ved, at delbeslutninger bliver kendt uden for bestyrelsen.
Endelig har medarbejdere, hvis forhold omkring løn, ansættelse o. lign. bliver drøftet på bestyrelsesmøder et krav på, at oplysninger, som fremkommer på møderne bliver behandlet fortroligt.
Det er derfor vigtigt, at bestyrelsens forretningsorden indeholder en bestemmelse om tavshedspligt for bestyrelsesmedlemmerne om, hvad de erfarer i forbindelse med deres arbejde i bestyrelsen. Det er i øvrigt op til bestyrelsen selv at beslutte, hvad den mener bør være fortroligt.
For de lovpligtige bestyrelser indeholder aktieselskabslovens § 160 og anpartsselskabslovens § 79 bestemmelser om tavshedspligt. Disse paragraffer foreskriver straf for bestyrelsesmedlemmer, som ubeføjet røber, hvad de får kendskab til under udførelse af deres hverv som bestyrelsesmedlemmer.
Denne “lovmæssige” tavshedspligt gælder navnlig drifts- og forretningshemmeligheder og omfatter kun oplysninger, der er fortrolige. Oplysninger, som er tilgængelige for enhver, bliver ikke fortrolige af at blive behandlet på et bestyrelsesmøde.
Over for tavshedspligten står imidlertid det hensigtsmæssige i, at eksempelvis medarbejderne i virksomheden bliver orienteret om virksomhedens forhold.
I selskaber, hvor medarbejderne efter loven har valgt bestyrelsesmedlemmer, har bestyrelsen pligt til at informere. De medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer har ikke særlig pligt eller ret til at informere kolleger. Bestyrelsen bør der for altid på møderne træffe beslutning om, hvem det påhviler at orientere medarbejderne om drøftelserne på mødet.
På denne måde er bestyrelsen sikker på, at orientering sker på en effektiv og hensigtsmæssig måde, samtidig med at modstridende informationer fra flere forskellige bestyrelsesmedlemmer undgås. Eventuelt kan virksomheden overveje at udsende en medarbejderinformation, hvori bestyrelsen får mulighed for at orientere medarbejderne.