For personlig ejede virksomheder, der hverken er underlagt lovgivningskrav eller vedtægter for så vidt angår bestyrelsesarbejdet, må dette fastlægges i en bestyrelseskontrakt mellem det enkelte bestyrelsesmedlem og ejeren, således at begge parter ved, hvad de går ind til, og hvordan de skal forholde sig i det løbende arbejde.
Som tillæg til bestyrelseskontrakten bør der desuden udarbejdes en forretningsorden for bestyrelsens arbejde, således at bestyrelsesmedlemmet kender forretningsordenen på forhånd og ved sin underskrift tiltræder denne.
Som nævnt har en personlig ejet virksomhed ikke pligt til at etablere en bestyrelse. Ikke desto mindre kan det være en særdeles god idé. Bestyrelseskontrakten kommer her ind i billedet som en slags erstatning for de detaljerede lovregler for bestyrelser i selskaber. Bestyrelseskontrakten sikrer, at der også i en personlig ejet virksomhed eksisterer nogle retningslinier for bestyrelsen og bestyrelsesarbejdet. Det underbygger den gensidige tillid og sikrer trygheden for alle implicerede parter.
Bestyrelseskontrakten kan udformes individuelt, men det er hensigtsmæssigt, at visse punkter står i bestyrelseskontrakten mellem en virksomhedsejer og et bestyrelsesmedlem.
Bestyrelseskontrakten bør indeholde følgende punkter:
- Parternes navne og angivelse af, at virksomheden er personlig ejet
- Oplysning om, hvad virksomheden beskæftiger sig med
- At aftalen er indgået med henblik på, at den ene part er bestyrelsesmedlem i den anden parts virksomhed
- Længden af den periode, som bestyrelseshvervet varer, og eventuelt om “genvalg” kan finde sted
- Antallet af ordinære bestyrelsesmøder og muligheden for ekstraordinære
- Aftalt honorar
- Tavshedspligt udadtil og loyal oplysningspligt indadtil
- Inhabilitet i forbindelse med andre hverv, ansættelser og relationer i øvrigt (for begge parter)
- Specielle pligter i form af deltagelse i møder med udenforstående myndigheder, kunder el.lign., eventuelt særlige poster i bestyrelsen som referent
- Ansvar bør ikke beskrives specifikt i bestyrelseskontrakten. Det fremgår af dansk rets almindelige regler, at man er ansvarlig for tab, man påfører hinanden forsætligt eller uagtsomt, og at den, der optræder svigagtigt i et bestyrelsesarbejde, naturligvis kan blive ansvarlig herfor.
Det bør derimod angives, at såfremt forudsætningerne brister, og parterne ikke lever op til de forventninger, den anden part måtte have til samarbejdet, kan aftalen ophæves med øjeblikkelig varsel
Det bør også fremgå, at der i den situation, hvor der ikke er tale om bristende forudsætninger i samarbejdet, bør dette kun opsiges med et i kontrakten fastsat varsel
Endelig bør der henvises til bestyrelsens forretningsorden, som det nye bestyrelsesmedlem tiltræder ved sin underskrift.